Deutsch
EnglishFrançaisEspañolDeutschPortuguês

University of Texas - Austin

Kundenberichte

Wie hat die University of Texas at Austin durch administrative Terminplanung Geld gespart?

READ TIME: 5 MINUTES

Ryan Vogel, Projektmanager für die Abteilung für Akademische Technologieunterstützung (ATS) von UT Austin ist dafür verantwortlich, neue Assets wie Computer an über 3.000 Lehrkräfte und Mitarbeiter zu bringen. Er verwaltet die Bereitstellung von Ressourcen für die Desktop Operation Centers (DOC), die Pods in Campusgebäuden sind, die von zwei bis drei Mitarbeitern besetzt sind, um Walk-up-Tickets in ihrer Gegend zu beantworten.

Anwendungsfall

Education

Branchen

Education

Teamgröße

1000+ Mitarbeitende

Produktfunktionen

Integrations

Experience scheduling automation for yourself!

Create a Calendly account in seconds.

University of Texas - Austin

Kundenberichte

Wie hat die University of Texas at Austin durch administrative Terminplanung Geld gespart?

READ TIME: 5 MINUTES

Ryan Vogel, Projektmanager für die Abteilung für Akademische Technologieunterstützung (ATS) von UT Austin ist dafür verantwortlich, neue Assets wie Computer an über 3.000 Lehrkräfte und Mitarbeiter zu bringen. Er verwaltet die Bereitstellung von Ressourcen für die Desktop Operation Centers (DOC), die Pods in Campusgebäuden sind, die von zwei bis drei Mitarbeitern besetzt sind, um Walk-up-Tickets in ihrer Gegend zu beantworten.

89%

increase in efficiency

87.5%

cost savings

20%

fewer scheduling errors

Effizienzsteigerung bei der Bereitstellung und Beseitigung von Engpässen

Die Terminvereinbarung mit Endbenutzern (Dozenten und Mitarbeiter) war für ATS eine Zeitverschwendung, die zu Nacharbeit und Frustration neigte. Vor der Verwendung von Calendly gab es nicht weniger als sechs Schritte, um einen Computer bereitzustellen. Für jede Einladung, die Ryan nach Plan schickte, musste er eine Antwort abwarten und bestätigen, bevor er die nächste schickte. Dies führte zu einem riesigen Engpass, um Überbuchungen zu vermeiden. Jede Einladung dauerte mindestens 7 Minuten und Tage oder sogar Wochen bis sie eingeplant wurde.

ATS benötigte eine Lösung, um die Planung zwischen Endbenutzern und Bereitstellungszentren effizienter zu verwalten. Da Calendly Administratorrollen und ein selbstplanendes Modell für Endbenutzer anbietet, kann Ryan jetzt Bereitstellungen über die DOCs verteilen, ohne einen Engpass zu verursachen. Da Ryan die Zeitplanungsparameter für den Zeitpunkt festlegen kann, an dem die Bereitstellung verfügbar ist, muss er keine Zeitfenster manuell auswählen, die einem Endbenutzer angeboten werden sollen, sondern legt nur die Tage und Stunden fest, für die das DOC besetzt ist. Sobald eine Zeit in Calendly gebucht wurde, wird diese nicht mehr angezeigt, sodass andere Eingeladene nur noch verfügbare Zeiten zur Auswahl haben.

Zeit- und Kostenersparnis bei der Ressourcenverwaltung

UT Austin ATS Abteilung führte einen Pilottest von Calendly durch, um die Auswirkungen auf ihr Implementierungsprojekt zu testen. Sie haben überprüft, dass Calendly in ihre Office365-Kalender integriert und ohne Hindernisse mit ihrem Ticketsystem zusammenarbeitete. Sie haben Calendly-Konten für jedes DOC erstellt, damit jeder in diesem Team die geplanten Bereitstellungen sehen und Ryan all diese Ereignisse in seinem Calendly-Admin-Dashboard verwalten konnte.

Calendly brachte eine Effizienzsteigerung von 89 % und Kosteneinsparungen von 87,5 %.

Wie hat die University of Texas at Austin durch administrative Terminplanung Geld gespart? Um die Bereitstellung zu planen, erstellt Ryan ein Ticket, um die Kundendaten und die Computer-Tag-Nummer zu protokollieren, und sendet dann einen Calendly-Link per E-Mail oder Slack an den Kunden, um auszuwählen, wann er seinen neuen Computer von seinem nächstgelegenen DOC abholen möchte. Endbenutzer müssen keine Software herunterladen, was unerlässlich ist, da nicht alle Lehrkräfte oder Mitarbeiter die Erlaubnis dazu haben.

Durch die Verwendung von Calendly hat ATS den Bereitstellungsprozess von sechs auf drei Schritte verkürzt und 17 Stunden bei ihrem ersten Testprojekt eingespart. Dies bedeutet eine Kosteneinsparung von 87,5 % für ähnliche Projekte. Es erforderte minimale Schulung, wurde fast sofort implementiert und reduzierte Fehler und Nacharbeit um 20 %. Angesichts der Einsparungen und des Nutzens, die ATS gesehen hat, plant er Calendly für jedes Projekt oder jeden Service zu verwenden, der eine umfassende Terminplanung mit Endbenutzern erfordert.

Die Herausforderung

Ryan Vogel, Projektleiter für die Abteilung für Technologie-Support bei UT Austin ist für die Bereitstellung von Computern und anderer Hardware für über 3.000 Mitarbeiter und Mitarbeiter verantwortlich. Termine zu vereinbaren, um neue Ressourcen für die Fakultät und das Personal bereitzustellen, war für die Abteilung für Technologie-Support unmöglich, voller Überarbeitungen, Ineffizienz und Frustration. Bevor Calendly verwendet wurde, gab es sechs Schritte, um einen Computer von Ryans Support-Team in die Hände der entsprechenden Fakultät zu bekommen.

Um Überbuchung zu vermeiden, wartete Ryan auf eine Antwort auf seine Termineinladungen und schickte eine Bestätigung, bevor er sich an die nächste Person wendete. Dies führte zu einem großen Engpass. Jede Einladungskarte dauerte mehrere Minuten, bis sie bestätigt wurde, und es dauerte Tage oder sogar Wochen, bis sie bestätigt wurde. Die Supportabteilung benötigte eine effizientere Lösung, um beide Enden der Terminplanung zwischen Bereitstellungszentren und Fakultät zu verwalten.

Die Lösung

Die Abteilung für Technologie-Support führte einen Pilotversuch von Calendly durch, um die Auswirkungen auf ihr Ressourceneinsatzprojekt zu testen. Calendly integriert sich in ihre Office365-Kalender und arbeitet nahtlos mit ihrem Support-Ticket-System zusammen.

Um die Ressourcenbereitstellung zu planen, sendet Ryan einen Fakultätsmitarbeiter einen Calendly-Link per E-Mail oder Slack. Der Empfänger entscheidet dann, wann er seinen neuen Computer am nächstgelegenen Support-Desk abholen möchte. Die Fakultät muss keine Software installieren, was die Terminplanung über Calendly zum Kinderspiel macht.

Durch die Erstellung eines Calendly-Kontos für jeden Support-Desk können die Mitarbeiter, die die Schreibtische verwalten, ihre geplanten Veranstaltungen einsehen und Ryan kann alle Termine der Schreibtische in seinem Calendly-Admin-Dashboard verwalten. Ryan kann wählen, welcher Support-Desk den Link zur Terminplanung an bestimmte Fakultätsmitglieder senden soll, und sie können den Erhalt ihrer Hardware nach Belieben planen.

Sobald eine Zeit in Calendly gebucht wurde, wird dieser Slot nicht mehr angezeigt, was bedeutet, dass die Fakultät gleichzeitig planen kann, ohne Doppelbuchung. Ryan muss also nicht nacheinander mit Mitarbeitern planen. Es gibt keinen Engpass mehr und das Support-Team kann Ressourcen nur dann an die verschiedenen Support-Desks verteilen, wenn diese besetzt sind.

Ergebnisse / wesentliche Vorteile

Vor Calendly dauerten die Bereitstellungsprojekte des Supportteams durchschnittlich 19,25 Stunden. Mit Calendly dauert es nur 2,4 Stunden.

Durch die Verwendung von Calendly verkürzte UT Austin den Ressourcenbereitstellungsprozess von sechs auf drei und sparte 17 Stunden bei ihrem Pilotprojekt ein. Es erforderte nur minimale Schulung, die Implementierung war fast sofort und es reduzierte Fehler und Nacharbeiten um 20 %, was sowohl Zeit als auch Geld spart. Angesichts des Nutzens, den sie gesehen haben, plant das Technologie-Support-Team von UT Austin, Calendly für jedes Projekt oder jeden Service zu verwenden, der eine umfassende Terminplanung mit seinen Mitarbeitern und Lehrkräften erfordert.

Sind Sie bereit, zu sehen, wie Calendly Ihnen helfen kann? Kontaktieren Sie unser Verkaufsteam noch heute und entdecken Sie neue Möglichkeiten, wie Sie Ihre Studenten und Dozenten besser bedienen können!

Einfacher Zugriff für einfache Buchungen

Teilen Sie Ihren Calendly-Link direkt in Ihrem Browser, so dass Sie Meetings ohne lästiges Hin und Her planen können

Teilen Sie Ihren Calendly-Link direkt in Ihrem Browser, so dass Sie Meetings ohne lästiges Hin und Her planen können